Øverst i Aftalebogen ligger en menulinje med funktioner og knapper til ændring af visning.
Ikonerne længst til venstre har følgende funktioner:
Første printer: Udskrift af kalender - her tages et skærmbillede af kalenderen som den vises på skærmen.
Anden printer: Udskriv dagseddel - her skal der vælges hvilken dag, der ønskes udskrevet. Vælg behandler/alle behandlere, periode, samt hvorvidt udskriften skal vises på skærmen, og om fridage/helligdage og CPR-nummer skal medtages.
Blå knappenål: Opsætning for Aftalebogen - dette beskrives nærmere i afsnittet Indstillinger for Aftalebogen.
Grønt flag: Bestillinger fra www.aftalebogen.dk - her vises en oversigt over indkomne anmodninger om tider.
De resterende knapper i menulinjen anvendes til at ændre visning af Aftalebogen, herunder bladre i dage/uge, springe til dags dato (knappen I dag) og få vist flere/færre dage.
Når Aftalebogen vises med udgangspunkt i en aktuel patient, fremkommer to ekstra knapper i højre side af menulinjen sammen med navnet på den aktuelle patient. Knapperne hhv. aktiverer og deaktiverer visning af patientens mødepræferencer.
I venstre side af Aftalebogen vises de behandlere, der er opsat til at benytte booking. Det er muligt at få vist kalenderen for flere behandlere på samme tid, ved at sætte flueben ud for den ønskede behandler.
Højrekliksmenu - del 1
I højrekliksmenuen findes en række funktioner for Aftalebogen. Der er forskellige funktioner tilgængelige afhængig af, om der højreklikkes på et tomt felt eller en aftale.
Funktionerne Klip og Kopier giver mulighed for at hhv. flytte og duplikere en aftale. Marker i begge tilfælde cellen, hvor tiden ønskes indsat, og klik på Sæt ind. Der kan med fordel angives mødestatus inden tiden klippes, da loggen bliver opdateret mht. at patienten eksempelvis har meldt afbud.
Funktionen Ny aftale åbner et vindue til booking af ny aftale i kalenderen. Dette beskrives i afsnittet Ny aftale.
Funktionen Nyt notat bruges til at foretage en hurtig spærring i Aftalebogen, f.eks. i forbindelse med et konsulentbesøg, kursus eller andet. Hvis feltet 'Notat' udfyldes, vises dette frem for reservationstypen.
Funktionen Find patient giver mulighed for at søge efter en patient og vælge denne som aktuel patient.
Funktionen Find ledig tid giver mulighed for at søge efter en patient og finde en ledig tid til denne patient. Her kan der vha. lodrette faner i højre side vælges patientmødepræferencer, filter, periode samt behandler og varighed. Se mere nedenfor.
Find ledig tid
Som standard vælges den behandler, som patienten er tilknyttet. Der er mulighed for at søge efter kombinationstider ved at fjerne fluebenet i 'Find ikke tandlæge/tandplejer tid'.
Varighed knytter sig til den valgte behandling, men kan ændres.
Hvis patientens mødepræferencer ændres og gemmes på fanen med samme navn, ændres disse også på Stamkortets forside.
Filteret bruges på samme måde som patientens mødepræferencer, dog er filteret kun gældende for den aktuelle søgning og tilsidesætter patientens mødepræferencer. Der skal sættes flueben i feltet 'Benyt filter' for at filteret anvendes i søgningen.
Søgningen kan begrænses til en ønsket periode.
Klik på <Søg> når alle præferencer er defineret. Herefter foreslår Aftalebogen en tid, som kan accepteres med knappen <Anvend>. Hvis tiden ikke passer, er der mulighed for at få andre foreslag:
•Med knappen <Næste tid> finder systemet den næste ledige tid.
•Med knappen <Næste dag> finder systemet den næste ledige tid på den næste ledige dag.
•Med knappen <Næste uge> finder systemet den næste ledige tid i den næste ledige uge.
•Med knappen <Næste måned> finder systemet den næste ledige tid i den næste ledige måned.
Knappen <Tilbage> kan bruges til at komme tilbage til den tidligere foreslåede tid.
Alternativt kan søgningen startes forfra med knappen <[Forfra]> eller afbrydes helt.
Højrekliksmenu - del 2
Funktionen Ring op giver mulighed for at ringe direkte til patienten. Bemærk, at denne funktion kræver IP-telefonanlæg fra EG Healthcare, samt at dette er opsat i topmenuen under Indstillinger > Opsætning > Telefonanlæg.
Funktionen Aktuel patient sætter patienten på aftalen til at være aktuel patient, og Aftalebogen vises med udgangspunkt i denne patient.
Funktionen Næste aftale viser patientens næste aftale i Aftalebogen. Funktionen Patientaftaler viser en komplet liste over den aktuelle patients tider i Aftalebogen.
Funktionen Send bekræftelses SMS giver mulighed for at sende en skræddersyet SMS til patienten. Der vises en standardtekst, men denne kan redigeres hvis det ønskes. Telefonnummeret, der vises, hentes fra feltet 'Mobil' i patientens stamkort.
Funktionen Vis SMS/E-mail information åbner et vindue med oplysninger om seneste levering af SMS/e-mail og hvornår der sendes.
Nederst i højrekliksmenuen er det muligt at tilføje en ny tid til en patient på ventelisten. Når der oprettes en tid på denne måde, fjernes patienten fra ventelisten.
Hvis der opstår et hul i Aftalebogen, vises en besked om, at der er patienter på ventelisten.
Under funktionen Mødestatus kan der angives mødestatus på aftalen. Mødestatusserne beskrives i afsnittet Tidslinjen.